沟通控制程序

2022-03-16 17:08:35      点击:

1 目的

    为了规范体系信息的接受、传递、处理、反馈,使组织形成一个完整的、动态的持续改进体系,确保管理体系的持续有效运行。

2  范围

    本程序适用于公司内、外部信息沟通。

3  职责

3.1办公室负责公司内、外部信息的归口管理。负责与上级部门、行业主管部门等相关方信息的接受、传递和处理,并记录其决定。

3.2采购部负责和主要供应商和合同方的信息沟通。

3.3销售部负责和主要客户的信息沟通。

4  程序

4.1信息沟通分内部信息沟通和外部信息沟通。信息内容应真实,信息传递要求准确、快捷,输入、输出控制良好。

4.2内部信息沟通指公司管理体系运行中各层次和各职能间的交流。

4.2.1内部信息包括:

a、法律与其它要求;                  b、方针、目标;

c、体系文件要求;                    d、监测与测量结果;

  e、内外审核的结果;                  f、管理评审的结果;

g、不符合、纠正措施信息;            h、紧急状态下环境信息;

I、内部员工投诉抱怨、建议等内部信息;

j、体系运行中的其它信息如化学物质的毒性、安全、数据。

4.2.2内部信息沟通途径可以是口头、书面文件、会议、电话传达或板报,对需处理的不符合信息或需协调的重要信息应填写《信息反馈处理单》。上述各类信息的具体交流方式按相关程序文件执行,无程序的则执行手册中相关章节要求。

4.3 外部信息沟通指公司与相关方的信息交流。

4.3.1外部信息包括:

 a、上级主管部门要求;

b、法律和其他要求;

c、认证机构监测及检查结果信息;

d、客户的要求;

e、当地居民或社区的投诉抱怨及希望;

f、公司向外传递的各种信息如组织的方针和绩效,对相关方的要求,紧急状况下和外界的联络等。

4.3.2 外部信息沟通可采用文件、媒体或电话、信件等形式,信息包括:

a、来自政府部门、客户要求的,以及当地居民或其它相关方的抱怨或投诉由信息接收部门记录在《信息反馈处理单》交办公室,由管理者代表向最高管理者报告后决定处理方法,处理后记录处理结果,并把结果反馈给抱怨或投诉相关方。

b、相关职能部门向相关方宣传本公司方针,其余外部信息处理按相关程序执行。

4.3.3 重要环境环因素的对外交流。

a、公司出现火灾、油品泄露等情况及其产生的环境影响应及时由办公室通知,消防队、环保局和其它相关部门。

b、公司产品的限量元素的控制情况,应进测试,每年不少于一次提供给相关顾客。

c、其它最高管理者或管理者代表认为有必要对外交重要环境因素情况,可以由相应最高管理者或管理者代表批准的情况下,以合适的途径对外进行交流。


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